Les extraits Kbis représentent la vraie carte d'identité d'une société immatriculée au RCS ou au registre du commerce des sociétés. Les renseignements liés à l'entreprise étant publics, tout le monde a la possibilité d’obtenir un extrait Kbis. Afin d’avoir un extrait Kbis, comprendre la raison sociale d'une société peut suffire. Les partenaires commerciaux ou les organismes officiels peuvent demander le Kbis dans le domaine d’accords administratifs pour la signature des prêts bancaires professionnels, des baux commerciaux, pour la réponse à des appels d'offres ou pour la justification de sa présence légale auprès de fournisseurs. L’obtention d’un Kbis peut vous permettre d’effectuer plusieurs adéquations.
S’informer sur l’extrait Kbis
L'extrait kbis prouve l'existence légale et la légitimité de la société. Le Greffier du Tribunal de Commerce se charge de l’ordre du RCS, contrôlant ainsi les différentes proclamations. Tout changement des éléments de l’extrait Kbis devra être signalé au greffe. Par conséquent, le document est mis à jour en fonction de l'événement soulignant la vie de la société.
C'est l’unique dossier officiel qui prouve la légalité d'une société. L’absence de ce document était examinée comme un crime de profession dissimulé. Le chef d’entreprise doit être immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés lors de la création d’une entreprise, surtout si c’est une entreprise commerciale. L'extrait Kbis est l’unique papier conforme prouvant cet enregistrement. Il peut porter toutes les informations sur l'entreprise à l'attention du public. Ce document officiel est souvent requis lors d'une demande d'appel d'offres public, d'une acquisition d’outil professionnel auprès d'un revendeur ou d'une ouverture de compte bancaire.
Un extrait kbis valide atteste l'existence légale d'une entreprise à la date précitée. Il est pour toutes les personnes morales (SASU/SAS, EURL/SARL, SA). Le numéro SIREN de l'entreprise est spécifiquement mentionné dans l'extrait Kbis. Dès la création de la société, ce document peut être pris.
Cependant, depuis le mois de novembre 2021, les extraits Kbis ne sont plus exigés pour certaines procédures administratives : il suffit de fournir un SIREN.
Les renseignements mentionnés sur un Kbis
Le kbis affirme l'existence juridique de toutes les sociétés, c'est-à-dire l'immatriculation au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) sur laquelle elles relèvent. Ce papier mentionne spécifiquement :
- Date d'immatriculation au registre du commerce des sociétés et siège social auquel appartient la société
- Date de preuve ou la date à laquelle le greffier a signé l'extrait Kbis.
- Numéro SIRET et numéro SIREN.
- Code NAF.
- Code APE.
- Objet social.
- Objet social. adresse du siège social ; adresses des établissements individuels.
- Statut juridique de l’entreprise.
- Capital.
- Vie de l'entreprise.
- Le nom, la date de naissance et les coordonnées du représentant légal.
- L’appellation de domaine.
- L’appellation de domaine.
Extrait Kbis : qui est concerné ?
Toutes les sociétés immatriculées au registre du commerce des sociétés sont concernées par l’extrait de Kbis, donc les sociétés qui exercent une activité commerciale, qu'elles soient des personnes physiques ou morales. Cependant, il ne concerne pas les professions libérales et les artisans. Afin de réaliser une justification de leur activité, ils ont l’obligation de munir le numéro SIREN pris auprès de l'Urssaf.
Les micro-entrepreneurs qui exercent des activités commerciales sont obligés de faire une inscription au registre de commerce des sociétés dans les 15 jours après le lancement de projet. Pourtant, les sociétés individuelles possèdent un extrait K. En effet, l'extrait K n’est pas un acte authentique, c’est simplement un dossier informatif et il ne contient pas la signature du greffier du tribunal de commerce.
Les modifications des éléments de l’extrait du Kbis doivent être signalées au registre dans le mois qui suit cette action pour qu'il soit mis à jour.
Les étapes à suivre pour obtenir un extrait Kbis
Les sociétés nouvellement constituées doivent obtenir une partie d'extrait Kbis via un courrier.
Le délégué légal doit déposer une sollicitation auprès du Greffe du Tribunal de Commerce auquel appartient son entreprise afin d’avoir une autre partie d'extrait Kbis en cas de renouvellement.
Les requêtes peuvent être faites par courrier, sur place ou encore via le site Web du registre. La demande doit être faite au Greffe du Tribunal de Commerce sur laquelle relève l’entreprise. Pour trouver le bureau d'enregistrement concerné et demander un retrait K bis, vous avez la possibilité d’effectuer une recherche par région.
Ainsi, vous pouvez créer gratuitement vos Kbis sur un site proposant des services de certification gratuits et sécurisés et vous permettant d'obtenir rapidement un Kbis.
Vous devez vous adresser au tribunal de commerce compétent si vous souhaitez demander le retrait Kbis sur place. La quête de la société pourra se faire généralement par dénomination sociale ou bien par son numéro SIREN.
Parfois, la procédure d'obtention de Kbis se fait généralement en ligne. C’est une solution pratique et très simple. Le dirigeant peut décider de solliciter la transmission automatique de l’extrait Kbis en fonction de la fréquence sélectionnée. Les extraits Kbis sont envoyés via la voie postale. Par conséquent, les démarches pour l’obtention d’un kbis en ligne sont très faciles et rapides à exécuter.
Conseils pour effectuer une modification de son extrait Kbis
En général, toutes les sociétés ont leur place correspondant à leur adresse légale. Invoquée dans chaque document officiel, cette adresse semble être très essentielle pour les entreprises, car elle détermine la nationalité de l'entreprise et les lois applicables, surtout quand il s’agit de la fiscalité. Cette adresse peut ou non être la même que l'emplacement de la société. En outre, cette dernière peut être placée à celle du chef d'entreprise, tel qu'une pépinière d'entreprise ou un bureau commercial.
Si les statuts établis lors de la constitution de la société mentionnent l'adresse du siège social, celui-ci peut encore être changé à tout moment. La modification du siège social s’effectue souvent dans la même activité territoriale des tribunaux de commerce comme dans une activité différente, voire dans un autre pays. Comme tout changement statutaire, une modification d'adresse sociale nécessite un renouvellement de l'extrait de Kbis. Certaines conditions doivent d'abord être respectées avant que ce processus puisse être effectué.
Le chef d'entreprise peut exactement renouveler son extrait Kbis lorsque la décision de modification d’adresse est homologuée et est éditée dans les mentions légales. Une proclamation de transfert de siège peut être demandée au Greffe du Tribunal de Commerce sur laquelle se trouve la nouvelle adresse de l’entreprise ou encore au Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Cette déclaration peut être faite sur Internet ou par courrier. Présentement, vous pouvez changer de manière gratuite votre Kbis sur le site spécialisé en ligne. Néanmoins, il est nécessaire pour vous de le mettre à jour fréquemment et le changer en conséquence. Donc, afin de modifier ou de renouveler votre extrait Kbis, vous devez réaliser une proclamation de mise à jour via le formulaire M3 auprès du Greffe du Tribunal de Commerce dans laquelle dépend l’adresse de la société.
Ceci est particulièrement efficace dans les situations suivantes : un transfert de siège social, une augmentation de capital, un changement de forme juridique, une modification du nom et de logo de l’entreprise, un nouveau chef d’entreprise, modification de l’objet social et bien d’autres.
Par conséquent, dans le but de faire diverses modifications, il est important pour vous de visiter les sites web spécialisés dans ce domaine et y créer un compte. Pour cela, vous devez remplir le numéro SIREN ou SIRET, mentionner la démarche, remplir tous les formulaires qui vous concernent, effectuer un téléchargement des justificatifs, signer les dossiers et effectuer un paiement électroniquement.